会展管理——理论与实务

通过本章的学习，掌握会展企业财务工作的主要特点和主要内容、会展企业预算管理、成本管理。wwwwcom了解会展企业财务报表分析的主要内容和方法。
主要内容
●会展预算管理
预算与预算控制；预算的内容和程序；预算的作用和局限性
●会展成本管理
成本的类型和构成；会展成本控制
●会展财务报表分析
会展企业财务报表的内容；会展企业财务报表分析
既然是企业管理，就必须追求财务评价指标，会展企业也不例外，因此财务管理是会展管理的重要内容。但是企业财务管理又是一项非常专业的内容，作为会展管理者必须高度重视。
第一节会展财务管理
概述对于财务管理，会展企业里有两个认识“误区”，一是把财务管理看成是会计核算，只做数字统计工作，而不善于做分析，不对会展企业的经营提出各方面的措施和对策。二是把财务管理看成财务部门的事情。当然这里有一个很重要的原因就是，我们有相当一部分管理人员不懂财务，甚至连财务报表也看不懂，自然一推了之。现代会展企业财务管理则要求每一个员工，尤其是管理人员要参与管理，而且作为计划管理的核心内容，有了财务意识，计划管理才会落到实处。
会展管理
一、会展企业财务管理的概念根据我国《企业财务通则》，“企业财务管理的基本原则是，建立健全企业内部财务管理制度，做好财务管理基础工作，如实反映企业财务状况，依法计算和缴纳国家税收，保证投资者权益不受侵犯。”“企业财务管理的基本任务和方法是，做好各项财务收支的计划、控制、核算、分析和考核工作，依法合理筹集资金，有效利用企业各项资产，努力提高经济效益。”
会展企业财务管理就是会展企业遵循客观经济规律，根据国家计划和政策，通过对会展企业资金的筹集、运用和分配的管理，从而利用货币价值形式对会展企业的经营活动进行综合性的管理。会展企业财务管理过程如图6.1所示。
图6.1资金运动过程
第一阶段：筹资供应过程。使货币资金转化为固定资金和储备资金形态，具体工作表现为筹资和采购。
第二阶段：经营服务过程。使固定资金和储备资金转化为产成品资金形态，具体工作表现为成本管理。
第三阶段：货币回收过程。使产成品形态恢复到货币资金形态，具体工作表现为收入管理、利润管理。
会展企业财务管理从计划开始，通过对整个经营过程实施必要的控制，以求达到预定目标，并且通过对会展企业财务状况的分析，对经营情况做出评价。因此会展企业财务管理具有财务预算、财务控制和财务分析三项职能。
与一般企业相比，会展企业财务工作有以下主要特点。
1.收入信息量大，对收入审计、核算方面的管理比较复杂
收入包括摊位费、会务费、报名费、赞助费、代办费等，内容多，弹性大，如果不加以审计控制，很容易出差错。
2.业务范围已超出纯会计业务
财务部包括会计部、成本控制部和采购部，具体工作还有收银、收入审计、总出纳等岗位。业务范围不单单停留在会计业务上，还有更多的管理内涵。
3.会展企业“商品”的特殊性，使成本控制的复杂程度提高
会展企业的商品说到底就是服务，而服务具有无形性的特点，因此成本控制非常复杂。
二、会展企业财务管理的内容会展企业财务管理的内容一般包括：筹资管理，投资管理，营业收入和利润管理，成本费用管理，财务预算，财务分析等内容。
1.筹资管理。会展企业为了保证正常经营或扩大经营的需要，必须具备一定数量的资金。会展企业要考虑从多种渠道，用多种方式来筹集资金，并且要考虑资金的期限使用长短、附加条款和使用成本的大小等。
2.投资管理。会展企业筹集的资金要尽快用于经营，任何决策都有一定的风险性，因此必须做可行性分析，对于新的投资项目，必须做更加深入细致的分析和研究。
3.营运资金管理。一般指流动资产减流动负债的余额。即会展企业存于银行的现金，投资于易售有价证券，占用于应收账款与应收票据和存货储备等项流动资产的总额，减去在经营过程中发生的流动负债（应付账款和应付票据等）。营运资金直接影响到企业的营运效率，因此非常重要。
4.成本费用管理。也就是对资金耗费的管理。降低成本费用是提高会展企业利润的根本途径。
5.财务预算管理。预算管理使企业管理从事后控制走向事先控制，并且是协调会展企业各部门活动的总纲领。
6.财务分析评价。提高经济效益是一切经济工作的出发点和归宿点，财务评价是经济工作不可缺少的部分。任何一个会展企业管理人员都应该懂得会展财务分析与评价方法。
筹投资管理不仅与会展企业日常管理密切相关，而且涉及会展企业的多元化经营管理。当然这又是建立在会展企业正常经营和财务预算分析基础之上的，因此美国的企业财务管理将预算制度、成本控制、现金管理作为最主要内容。通过预算，加强资金的全面控制，并且发明使用了弹性预算的方法；通过量本利分析进行成本控制；通过现金管理加速资金周转。本章试图探讨会展企业的预算管理、成本管理和财务分析等三个方面的问题。
第二节会展预算管理
所谓预算，就是用数字特别是用财务数字的形式来描述企业未来的活动计划。而预算控制则是根据预算规定的收入和支出标准来检查和监督各个部门的生产经营活动。会展企业无论从企业整体还是从单个项目都离不开预算。
一、会展预算内容和程序会展企业财务预算就是指会展企业在未来某一段时间的各种资源的来源和使用的详细计划。它以数字形式对会展企业未来一段时间的经营活动进行概括性的表述。
会展企业预算有年度预算，也有项目预算。所谓年度预算是按年度进行的，通常以一年为一期，在此基础上，将各项年度指标分解到季和月。所谓项目预算是指围绕具体项目编制的预算。
1.会展预算内容
会展预算内容一般包括以下一些：
（1）收入预算：主要内容是销售预算。其在销售预测的基础上编制的，即通过分析会展企业过去的销售状况、目前和未来的市场需求特点及发展趋势，比较竞争对手和本企业的经营实力，确定会展企业在未来时期内为了实现目标利润必须达到的销售水平。
（2）支出预算：一般包括直接材料预算、直接人工预算、附加费用预算内容。支出包括两个主要类型，即固定费用和可变费用。不论参展人数多少，固定费用都是一样的，包括：场地设施费、讲演者酬金、旅费和支出、市场费、行政费、视听费、路标、鲜花和其他用来制造气氛的项目、运输费、保险费、审计费、贷款利息或透支。可变费用因参与会展的人数而浮动，包括：餐饮、住宿、娱乐、会议装备（如文件夹，徽章等）、文件费（如材料邮寄、注册）。
（3）资产负债预算：编制预计的资产负债表。
2.会展年度预算工作程序
会展年度预算工作一般在上一年末编制新的一年的预算，工作时间见表6.1，工作步骤安排如下：
（1）预算计划会议。包括以下内容：审视当年的经营情况，分析整个经营条件，分析目前的经营形势，分析价格，计算总的销售额。
（2）部门预算计划。包括：营业收入、成本费用、利润等。
（3）总经理的预算报告。包括：宏观条件、竞争、经营建议、特别项目、人事、设施、价格、资本改进、现金流。
表6.1企业年度预算管理计划时间表
who
what
when总经理、总监、部门经理
企业预算计划会议
10月1—31日部门经理
部门预算计划准备
11月上旬财务部门
部门预算计划综合
11月中旬总经理、财务总监
总经理预算报告的准备
12月董事会、职代会
审定和批准总经理的预算报告
12月二、会展预算的作用和局限性会展企业通过预算管理，可以起到以下作用：
1.经营活动具有可比价性。会展企业通过本期的或者是各期的会展活动预算可以进行横向的或者是纵向的比较。
2.为协调和控制企业活动提供了依据；预算编制与执行预算相联系，就可以使得会展企业的工作开展有依据，控制也有依据，特别注意的是，由于预算是财务标准，因此就为会展企业的各项活动确立了财务标准。
3.数字形式的标准，方便绩效衡量，客观可靠。由于预算是数字化的标准，可以量化、比较、考核和衡量，从而有了一定的可操作性。
4.为纠正偏差奠定基础。有数字、有比较、有定量，自然为以后的校正偏差打下了基础。
当然，会展预算管理也有一定的局限性，例如对不能用数量衡量的企业文化、企业形象的指标重视不够；编制预算过多依赖上期，从而忽视本期的实际需要；外部环境的不断变化有时会使得预算不合时宜；预算对部门产生制约作用使得管理者过于谨小慎微。这些在以后的预算管理工作中必须加以重视。
第三节会展成本管理
成本控制是管理工作中的一个非常重要的环节，会展企业应当重视成本控制工作。
一、会展成本的概念和类型会展成本是指会展企业在一定时期内的业务经营过程中所发生的各种支出的总和。
按照不同的分类方法，会展企业成本类型也不一样，常见的分类方法有：
1.按成本与产品关系分
直接成本，即直接计入某一部门或项目的成本，如购买某一产品的进价，原材料成本。间接成本，即不能直接计入某一部门或项目，需要分摊的项目，如电费。
2.按成本与接待业务量关系分
固定成本，即成本总额不随业务量的增减而变动的成本，如固定资产折旧。变动成本，即总额随业务量的变化而成正比例变化的成本，如各类消耗品。
3.按照成本构成分
营业成本，指会展企业各部门经营中所发生的直接成本，如商品进价等。
营业费用，指会展企业营业部门在经营中所发生的各项费用，包括运输费、装卸费、包装费、保管费、保险费、燃料费、水电费、展览费、广告宣传费、邮电费、差旅费、洗涤费、清洁卫生费、低值易耗品摊销、物料消耗、经营人员工资（含奖金、津贴和补贴）、职工福利费、工作餐费、服装费及其他费用等。
管理费用，指会展企业为组织和管理经营活动而发生的费用以及由企业负担的费用，包括公司费（管理部门人员工资、职工福利费、工作餐费、服装费、办公费、会议费、差旅费、物料消耗及其他行政费用）、工会费、职工教育费、劳动保险费（退休人员费用等）、待业保险费、劳动保护费、董事会费、外事费、租赁费、咨询费、审计费、诉讼费、排污费、绿化费、土地使用费、土地损失补偿费、技术转让费、研究开发费、税金、燃料费、水电费、折旧费、修理费、无形资产摊销、低值易耗品摊销、开办费摊销、交际应酬费、坏账损失、存货盘亏和毁损、上级管理费以及其他费用等。
财务费用，指会展企业经营期间发生的利息净支出、汇兑净损失、金融机构手续费、加息及筹资发生的其他费用。
各种类型会展企业成本关系如图6.2所示
图6.2会展企业成本构成图
二、会展成本控制会展企业成本核算原则是权责发生制，也叫应收应付制、应计制，是指会展企业以应收应付为标准来确定收入和费用的入账时间。会展企业成本控制的内容主要包括：
1.全过程成本控制。即从计划预算—采购─领用消耗─报告分析等整个过程进行系统分析，而不是偏重于某一个环节。
2.全员成本管理。会展企业成本控制仅仅依靠财会人员是不够的，还必须靠全体员工积极参与。最熟悉会展企业经营程序中的一切物料消耗及费用开支情况，最有控制成本的办法，控制效果也最好的就是员工。全员成本管理要做好以下几方面工作： （1）树立成本意识，知晓最小投入获得最大产出与保证质量的关系； （2）提高员工素质，既要有较高的业务素质，又要有较高的思想素质，才能使成本控制有个基础； （3）落实岗位责任，例如定额管理，通过制度强化会展企业的成本控制效果。
第四节会展财务报表分析
财务分析是重要的管理手段之一，是一种结果性控制措施，会展管理者必须学会这一方法。
一、会展企业财务报表的内容财务报表（即会计报表）是反映财务状况和经营成果的总结性书面材料。具体包括：
1.反映财务状况报表
主要报表有资产负债表、财务状况变动表。资产负债表是反映企业在某一时间节点资金状况的财务报表。财务状况变动表是反映企业流动资金来源和运用情况的报表。
2.反映收益形成及分配情况的报表
主要有：损益表、利润分配表、营业收支明细表等。损益表反映了企业经营的最终财力成果，即反映会展企业在一段时间内的利润情况。利润分配表是反映利润分配情况的报表。营业收支明细表是反映企业实现营业利润详细情况的报表。
3.内部报表
企业根据管理者的需要而制作的报表，如营业费用明细表、管理费用明细表、财务费用明细表、营业外收支明细表，这些报表可以不对外公开。
二、会展企业财务报表分析会展企业财务报表的分析方法主要有：趋势分析法和比率分析法。所谓趋势分析法就是分析若干期的会计报表，作纵向的比较。而比率分析法则是分析同一期会计报表上项目之间的联系。一般将其归纳为以下三类能力的分析：
1.偿债能力分析：即分析会展企业的偿债能力。
（1）资产负债率=负债总额/资产净值总额x100%
资产负债率用于衡量会展企业利用债权人提供的资金进行经营活动的能力。负债率低说明企业偿债能力强。一般认为：小于50%，安全经营；大于50%，有风险；大于等于100%，则有破产危险，所以资产负债率是会展企业长期偿债能力的晴雨表。
(2)流动比率=流动资产/流动负债
表示会展企业短期变现偿债能力。流动比率高说明企业偿债能力强，一般认为2：1为好，过低可能企业偿债有困难，过高可能企业有资产闲置或存货结构不合理等问题。
（3）速动比率=速动资产/流动负债=（流动资产-存货）/流动负债
表示会展企业立即变现偿债能力。速动比率高，说明企业有较强的清算能力，但是太高也不好，说明速动资产利用不充分，一般认为比率为1或稍大一点为好。流动比率、速动比率又是衡量资产流动的指标。
2.营运能力分析：是对会展企业营运资金流动程度大小进行的分析。
（1）应收账款周转率=赊销收入净额（营业收入）/应收账款平均余额（期初期末的平均数）
（2）平均收账期=365/应收账款周转率
应收账款周转率反映企业应收账款的流动程度。应收账款周转率越高，表明企业应收账款的回收工作越有成效，但也要注意，适当地延长应收账款期可以便于销售，一般以10—30次为宜。
（3）存货周转率=营业成本/存货平均余额（期初期末的平均数）
（4）存货周转天数=365/存货周转率（期初期末的平均数）
存货周转率表示企业存货的周转速度。一般而言，企业存货周转率高，说明企业存货从投入资金到被销售收回的时间短，经营管理效率高。反之存货周转率低，说明企业存货积压，滞销或不对路，导致经营管理效率低。当然存货周转率过高时，也要防止采购供应脱节现象的发生。
3.盈利能力分析：会展企业就是要以较少的耗费获取较大的收益，盈利能力的强弱、盈利的多少、今后的发展趋势，是衡量会展企业生存价值和管理水平的综合指标。
（1）营业利润率=利润总额/营业收入净额x100%
营业利润率用于衡量企业的盈利水平。该比率越高，说明企业的盈利能力越强。
（2）资本金利润率=利润总额/资本金总额x100%
资本金利润率用于衡量投资者投入企业资本金的获利能力。一般说来，资本金利润率越高，投入资本获利越多，经营状况就越好。
（3）成本利润率=利润总额/成本费用总额x100%
成本利润率反映企业成本费用和利润的关系，这一比率可以直接反映出企业盈利能力的强弱和综合管理水平的高低。
除了上述三个盈利能力指标外，还有一些如资产报酬率、所有者权益收益率等指标，在此不一一赘述。
以上三类均是比率分析方法，但分析时应注意全面分析，综合应用，基本可反映出企业的经营状况。
案例：典型会展项目预算
（美）乔·戈德布拉特.国际性大型活动管理.北京:机械工业出版社，2003.151.收入（美元）100注册101先报名优惠折扣的注册费
100000102常规注册费
50000103现场注册费收入
50000小计
200000200市场营销201赞助费
10000202广告费
15000203商品
10000小计
35000300投资301利息收入
1000小计
1000400捐赠401赠款
5000小计
5000500展览会501 200个展台（1500美元/个）
300000502 50个台面（500美元/个）
25000小计
325000收入合计
566000费用（美元）600日常管理费（固定费用）601现场办公家具租赁费
1500602现场用品
500603现场租赁费
30000604现场电话费
1500小计
33500700印刷费（固定费用）701设计费
2000702印刷费
10000小计
12000800邮资（固定费用）801出席通知
1000802宣传手册
5000803杂费
500小计
6500900娱乐费（固定费用）901智力费
5000902交通和住宿费
500小计
55001000交通费和停车费（固定费用）1001职员交通费
15001002职员住宿费
1500小计
30001100保险费（固定费用）1101取消险
30001102一般综合责任险
2000小计
50001200会议演讲者（可变费用）1201荣誉费
100001202交通费
30001203住宿费
5000小计
180001300视听设备（可变费用）1301设备租赁费（全体会议）
250001302劳务费（全体会议）
100001303设备租赁费（分组会议）
20001304劳务费（分组会议）
10001305预录调试费
5000小计
430001400展览会（可变费用）1401管子和装饰布
100001402过道地毯
200001403标志
5000小计
35000预测收入合计
566000预测费用合计
161500总收益
404500固定间接费用比例
199000净收益
205500思考：典型项目预算应该包括哪些内容？
复习思考题：
1.简述会展企业财务管理的概念、特点和主要内容。
2.会展预算管理的主要内容有哪些？
3.如何进行会展成本管理？
4.简述会展预算管理的作用和局限性。
5.如何进行会展财务报表分析？